Todas las comunidades de propietarios son responsables del tratamiento de ficheros de datos personales, por eso están obligadas a cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, y desde el mes de mayo de 2018, el Reglamento Europeo de Protección de Datos.
Los Administradores de Fincas ejercen como encargados del tratamiento de los datos y de los ficheros de datos personales de las comunidades de propietarios que administran, y por eso también están obligados a cumplir la normativa de protección de datos.
El Reglamento Europeo de Protección de Datos dispone que el responsable del tratamiento, en este caso, la comunidad de propietarios, debe elegir un encargado del tratamiento que ofrezca garantías suficientes respecto a la implantación y el mantenimiento de las medidas técnicas y organizativas apropiadas, de acuerdo con lo establecido en el propio Reglamento, y que garantice la protección de los derechos de los afectados por el tratamiento de sus datos personales.
Esto impone una obligación de diligencia en la elección al responsable del tratamiento, pues debe cerciorarse de que el encargado del tratamiento ofrezca suficientes garantías en lo referente a conocimientos especializados, fiabilidad y recursos, con vistas a la aplicación de medidas técnicas y organizativas que cumplan los requisitos y la seguridad exigidas por el Reglamento.
Se crea, por tanto, una doble exigencia: para la comunidad de propietarios elegir al Administrador de Fincas que le ofrezca la garantía suficiente de que los datos serán tratados con capacidad, fiabilidad y seguridad; y, para los Administradores de Fincas, formarse adecuadamente y aplicar las medidas técnicas y organizativas que garanticen el correcto tratamiento de los datos de carácter personal de las comunidades de propietarios que administren.