Las imágenes de los alumnos son datos de carácter personal cuyo tratamiento está sometido a la normativa de protección de datos personales.
La normativa de protección de datos de carácter personal solo permite el tratamiento de datos personales cuando dicho tratamiento sea legítimo.
El Reglamento General de Protección de Datos establece que el tratamiento será lícito, entre otros supuestos, cuando el interesado de su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o varios fines específicos y cuando el tratamiento sea necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte.
En el ámbito educativo y en relación con las imágenes de los alumnos hay que distinguir dos tipos de tratamientos en función de si el tratamiento es necesario para el desarrollo de la actividad educativa.
Cuando la toma y tratamiento de imágenes se realiza por el centro con fines educativos, como la ficha personal, el expediente académico del alumno, trabajos escolares o evaluaciones, el centro está legitimado para el tratamiento sin necesidad de recabar el consentimiento de los alumnos o de sus padres o representantes legales.
Cuando la toma y tratamiento de las imágenes no se realiza por el centro como parte de dicha función educativa, como son los casos de la grabación de imágenes en clase, acontecimientos o actividades con el objetivo de difusión en revistas, prospectos o en la web o páginas de redes sociales del centro, será necesario el consentimiento de los interesados.
El consentimiento debe ser prestado por el alumno si es mayor de edad, y por sus padres o representantes legales en caso de que sean menores de edad.
El consentimiento debe ser prestado por ambos progenitores, y en el caso de los mayores de trece años, debe solicitarse su consentimiento junto con el de sus progenitores o representantes legales.
El consentimiento ha de prestarse tras haber sido informados los interesados, de forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo de: la identidad y los datos de contacto del responsable y, en su caso, de su representante, los datos de contacto del delegado de protección de datos, en su caso, los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales y la base jurídica del tratamiento, los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales, en su caso y de los derechos, el plazo durante el cual se conservarán los datos personales o, cuando no sea posible, los criterios utilizados para determinar este plazo, el derecho a revocar el consentimiento prestado y de los derechos que le otorga la legislación de protección de datos.
La captación y tratamiento de imágenes con el fin del desarrollo de la actividad educativa, como se ha dicho antes, no requiere del consentimiento del interesado o de su representante legal, pero cualquier comunicación o difusión de las mismas requiere consentimiento de los afectados, por lo que es recomendable que, si se pretende la comunicación por cualquier medio, se recabe previamente el consentimiento de los interesados o sus representantes legales, o que, en su caso, tales grabaciones sean accesible solo a los profesores, los alumnos o sus representantes legales.
El consentimiento ha de recabarse de forma expresa y es necesario poder acreditar que dicho consentimiento ha sido prestado, por lo que se hace necesario documentar la prestación del consentimiento.
Una vez prestado el consentimiento, éste será válido con carácter indefinido, aunque deberá recabarse de nuevo cuando el alumno alcance la edad de trece años y la mayoría de edad.
Habitualmente se plantean situaciones en los que pueden surgir dudas sobre la aplicación de la normativa sobre protección de datos y sobre la necesidad de recabar el consentimiento para el tratamiento de las imágenes de los alumnos, como son aquellas actividades y eventos, tales como las celebraciones de Navidad o fin de curso, o actividades lúdicas o deportivas, en las que los alumnos participan y que están abiertos a las familias.
En estos casos hay que distinguir diferentes supuestos.
Si la grabación y el tratamiento de las imágenes son realizadas por el propio centro, será de aplicación la normativa de protección de datos y será necesario que previamente se solicite y obtenga el consentimiento de todos los alumnos intervinientes, o de sus representantes legales, para grabar y difundir las imágenes. En este caso, además, es conveniente que las imágenes no se difundan de forma que sean accesibles al público en general, sino que sean accesibles sólo a los propios alumnos y sus familias, con la advertencia a éstos de que no está permitido la reproducción y difusión pública de las imágenes.
Si la grabación de las imágenes se lleva a cabo por las familias de los alumnos para uso privado y familiar, tal tratamiento está excluido de la aplicación de la legislación de protección de datos y no es necesario el consentimiento de los intervinientes, si bien es conveniente advertir que las imágenes captadas no deben ser objeto de difusión pública, pues en este caso sería necesario el consentimiento de los alumnos o de sus representantes legales.
Si la grabación de las imágenes la realiza un tercero, como por ejemplo una empresa que preste servicios de actividades culturales o extraescolares, hay que distinguir dos supuestos: si la grabación se realiza por encargo del centro educativo será éste quien tenga que recabar el consentimiento; pero si es el tercero es que realiza la grabación y tratamiento de las imágenes con fines propios, será este tercero quien deba obtener el consentimiento para el tratamiento de los alumnos o sus representantes legales.
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